Implementasi IT di Sekretariat Kabinet

Berdasarkan rancangan blue print e-government Indonesia yag diterbitkan oleh kementerian Komunikasi dan Informatika, file dapat didownload di sini. Persada berniat melakukan kajian sederhana mengenai penerapan e-government di Sekretariat Kabinet. Dalam hal ini objek yang dikaji adalah Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) Sekretariat Kabinet.

I. DASAR HUKUM

• Instruksi Presiden RI Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan EGovernment; 
• Peraturan Presiden No. 31 tahun 2005 tentang Sekretariat Negara dan Sekretariat Kabinet. 
• Peraturan Presiden No. 19 tahun 2007 tentang Perubahan Atas Peraturan Presiden No. 31 tahun 2005 tentang Sekretariat Negara dan Sekretariat Kabinet. 
• Peraturan Sekretaris kabunet No. 1 tahun 2006 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Kabinet Republik Indonesia. 
• Panduan dan Luaran-luaran yang dimiliki Depkominfo, antara lain adalah Panduan Pembangunan Infrastruktur Portal Pemerintah, Panduan Manajemen Sistem Dokumen Elektronik, Panduan Penyusunan Rencana Induk Pengembangan E-Government Lembaga, dan Blueprint Aplikasi e-Government Pemerintah Daerah

A. Menurut Inpres No. 3 Tahun 2003:

Pengembangan e-government merupakan upaya untuk mengembangkan penyelenggaraan kepemerintahan yang berbasis (menggunakan) elektronik dalam rangka meningkatkan kualitas layanan publik secara efektif dan efisien. Melalui pengembangan e-government dilakukan penataan sistem manajemen dan proses kerja di lingkungan pemerintah dengan mengoptimasikan pemanfaatan teknologi informasi.

Pemanfaatan teknologi informasi tersebut mencakup 2 (dua) aktivitas yang berkaitan yaitu :

1. pengolahan data, pengelolaan informasi, sistem manajemen dan proses kerja secara elektronis;
2. pemanfaatan kemajuan teknologi informasi agar pelayanan publik dapat diakses secara mudah dan murah oleh masyarakat di seluruh wilayah negara.

Untuk melaksanakan maksud tersebut pengembangan egovernment diarahkan untuk mencapai 4 (empat) tujuan, yaitu :

1. Pembentukan jaringan informasi dan transaksi pelayanan publik yang memiliki kualitas dan lingkup yang dapat memuaskan masyarakat luas serta dapat terjangkau di seluruh wilayah Indonesia pada setiap saat tidak dibatasi oleh sekat waktu dan dengan biaya yang terjangkau oleh masyarakat.
2. Pembentukan hubungan interaktif dengan dunia usaha untuk meningkatkan perkembangan perekonomian nasional dan memperkuat kemampuan menghadapi perubahan dan persaingan perdagangan internasional.
3. Pembentukan mekanisme dan saluran komunikasi dengan lembaga-lembaga negara serta penyediaan fasilitas dialog publik bagi masyarakat agar dapat berpartisipasi dalam perumusan kebijakan negara.
4. Pembentukan sistem manajemen dan proses kerja yang transparan dan efisien serta memperlancar transaksi dan layanan antar lembaga pemerintah dan pemerintah daerah otonom.

B. Sekretariat Kabinet menyelenggarakan fungsi: (Berdasarkan Perpres Nomor 31 Tahun 2005)

1. Pemantauan dan evaluasi serta penyampaian analisis atas pelaksanaan kebijakan dan program pemerintah di bidang politik dan keamanan, perekonomian, dan kesejahteraan rakyat;
2. Pemantauan dana evaluasi serta penyampaian analisis atas pelaksanaan kebijakan dan program pemerintah di bidang hukum, dan pemberian dukungan teknis dan administrasi, serta analisis dalam rangka penyiapan rancangan Peraturan Presiden, Keputusan Presiden, dan Instruksi Presiden;
3. Penyelenggaraan dan Pengadministrasian sidang-sidang kabinet, rapat atau pertemuan dengan para Menteri Kabinet dan/atau Pejabat Negara setingkat Menteri dan/atau Panglima Tentara Nasional Indonesia dan/atau Kepala Kepolisian Republik Indonesia dan/atau Kepala Lembaga Pemerintahan Non Departemen dan/atau Pejabat Kepala Daerah yang dipimpin olek Presiden dan/atau Wakil Presiden; 
4. Pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan pemerintahan dan kepangkatan Pegawai Negeri Sipil yang kewenangannya berada di tangan Presiden serta pengangkatan,pemindahan dan pemberhentian dalam dan dari pangkat Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Sekretariat Kabinet;
5. Pemantauan rapat-rapat koordinasi yang diselenggarakan oleh para Menteri Koordinator;
6. Pelaksanaan fungsi-fungsi lain yang diberikan oleh Presiden dan Wakil Presiden.

C. Adapun standar kebutuhan sistem aplikasi yang harus dipenuhi dalam setiap aplikasi e-government , yang tercantum dalam blue print tersebut yaitu:

Reliable

Menjamin bahwa sistem aplikasi akan dapat berjalan dengan handal, robust terhadap kesalahan pemasukan data, perubahan sistem operasi dan bug free.

Interoperable

Menjamin bahwa sistem aplikasi akan dapat saling berkomunikasi serta bertukar data dan informasi dengan sistem aplikasi lain untuk membentuk sinergi sistem.

Scalable

Menjamin bahwa sistem aplikasi akan dapat dengan mudah ditingkatkan kemampuannya, terutama penambahan fitur baru, penambahan user dan kemampuan pengelolaan data yang lebih besar.

User Friendly

Menjamin bahwa sistem aplikasi akan mudah dioperasikan dengan user interface (antar muka pengguna) yang lazim berlaku di pemerintahan dan sesuai dengan kebiasaan bahasa dan budaya penggunanya

Integrateable

Menjamin bahwa sistem aplikasi mempunyai fitur untuk kemudahan integrasi dengan sistem aplikasi lain, terutama untuk melakukan transaksi pertukaran data dan informasi antar sistem aplikasi e-Government, baik dalam lingkup satu pemerintah daerah dengan pemerintah daerah lain.

II. KAJIAN

Sekretariat Kabinet merupakan Instansi yang melakukan pelayanan kepada Presiden dan Wakil Presiden dalam hal Administrasi Pemerintahan. Selain itu sebagaimana tercantum dalam fungsi-fungsi Sekretariat kabinet dalam Perpres Nomor 31 tahun 2005, Sekretariat Kabinet juga memiliki fungsi untuk melakukan administrasi Pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan pemerintahan dan kepangkatan Pegawai Negeri Sipil yang kewenangannya berada di tangan Presiden.

Fungsi inilah yang dijadikan salah satu acuan dalam pengembangunan Sistem Informasi Manajemen di Sekretariat Kabinet, salah satunya adalah Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) Sekretariat Kabinet.

Website Sekretariat Kabinet

Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) Sekretariat Kabinet dibangun untuk memudahkan para pegawai negeri sipil yang diusulkan untuk kenaikan pangkat dan pensiun yang wewenangnya berada di tangan Presiden, dalam hal pengecekan sejauhmana proses penyelesaian administrasinya.

SIMPEG Sekretariat Kabinet dibangun dengan menggunakan aplikasi berbasis opensource yaitu PHP dan menggunakan database MySQL.

Modul Utama yang terdapat pada SIMPEG Sekretariat Kabinet adalah:

1. Kenaikan Pangkat Reguler PNS
2. Kenaikan Pangkat Pengabdian & Pensiun PNS 
3. Kenaikan Pangkat Pengabdian & Pensiun Janda/Duda 
4. Pensiun PNS 
5. Pensiun Janda/Duda
6. Anjungan Layanan Mandiri

Modul SIMPEG Sekretariat Kabinet

Modul 1 sampai dengan 5 merupakan modul yang bersifat intranet, artinya hanya dapat diakses menggunakan jaringan LAN Lokal, kelima modul ini merupakan modul untuk melakukan administrasi kepegawaian di unit kerja Sekretariat Kabinet. Modul keenam yaitu Modul Anjungan Layanan Mandiri merupakan modul yang dapat diakses baik melalui jaringan LAN lokal maupun akses internet 24 jam sehari, 7 hari dalam seminggu. Modul terakhir merupakan modul yang dirasakan manfaatnya oleh para PNS ataupun Instansi Pembina Kepegawaian baik di Pusat maupun Daerah di seluruh Indonesia, dengan modul ini mereka dapat mengecek sejauhmana proses pengusulan kenaikan pangkat maupun pensiun tanpa perlu mendatangi Sekretariat Kabinet.

Anjungan Layanan Mandiri

1. Reliable

SIMPEG Sekretariat Kabinet sejak awal dibangun telah memproses sebanyak 29247 usulan Kenaikan Pangkat Reguler, 29342 usulan Kenaikan Pangkat Pengabdian & Pensiun PNS, 1968 usulan kenaikan Pangkat Pengabdian & Pensiun Janda/Duda, 2143 usul Pensiun PNS, dan 270 usul pensiun janda/duda aktif. Sampai dengan saat ini usulan terus bertambah setiap hari dan sistem masih sanggup untuk menangani penambahan data tersebut.

2. Scalable

Pengembangan SIMPEG Sekretariat Kabinet tentu saja tidak berhenti sampai disini, masih banyak penambahan-penambahan yang akan dilakukan untuk lebih meningkatkan kinerjanya, salah satunya adalah integrasi data dengan SIM-SIM lain yang sudah ada di Sekretariat Kabinet.

3. Interoperable

Pengembangan SIM di Sekretariat Kabinet ditentukan berbasis aplikasi dan database yang sama yaitu PHP dan MySQL, sehingga komunikasi data antar SIM mudah dilakukan.

4. User Friendly

Interface (antar muka) SIMPEG dibuat dengan memperhatikan kehendak pemroses kepegawaian di Sekretariat kabinet, juga memperhatikan perilaku pengguna lain yaitu pengguna yang mengakses anjungan layanan mandiri lewat internet, hanya menu-menu yang diperlukan yang muncul untuk menghindari tampilan crowd/ribet.

3. Integrateable

Sudah dipastikan bahwa SIMPEG Sekretariat Kabinet dapat diintegrasikan dengan SIM-SIM lain yang telah ada ataupun akan dibangun, karena pengembangan SIM di Sekretariat Kabinet ditentukan berbasis aplikasi dan database yang sama yaitu PHP dan MySQL, sehingga saat dilakukan integrasi data tidak akan ditemukan masalah besar.

Hal yang dapat ditarik kesimpulan adalah, pembangunan SIMPEG Sekretariat Kabinet telah memenuhi standar yang telah diterapkan pemerintah dalam rancangan blue print e-government yang dibuat oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika.



Kholid Fahrudin
Pemerhati IT