Setelah dua tahun melakukan observasi langsung dalam unit kerja baru tempat saya berkerja, yaitu di biro yang mengurusi kepegawaian PNS golongan IV/c ke atas, saya mendapati bahwa terdapat beberapa ketidakefisienan proses entri data.

Unit kerja kami sudah menggunakan aplikasi berbasis web untuk melakukan entri data, tapi hanya sebatas aplikasi agenda persuratan biasa, oleh sebab itu pengolah data harus bekerja ekstra untuk mengetikkan daftar terlebih dahulu dalam format Microsoft Excel, baru setelah itu disalin ke dalam aplikasi berbasis web. Tentunya hal ini sangat tidak efisien, karena dibutuhkan waktu lebih lama dan kerja ekstra untuk menyelesaikan pekerjaan.

Hal ini yang sudah menjadi bahan pemikiran saya sejak lama, bagaimana caranya supaya pengolah data tidak perlu mengulang entri data, pencarian surat usulan dapat dilakukan dengan mudah, dan pencetakan lampiran daftar pertimbangan teknis pegawai yang sudah dientri secara otomatis.

Sebagai gambaran, alur proses entri data sebelum dilakukan perubahan adalah sebagai berikut:

1. Entri surat usulan melalui aplikasi berbasis web
2. Simpan surat usulan dalam tempat penyimpanan arsip sementara
3. Entri daftar pegawai yang telah mendapat pertimbangan teknis kepegawaian dalam format Ms Excel
4. Entri kembali pertimbangan teknis kepegawaian masing-masing pegawai ke dalam aplikasi berbasis web
5. Lakukan pencarian nomor agenda surat usulan secara manual satu persatu pada aplikasi berbasis web dengan cara Copy, paste dan search
6. Masukkan nomor agenda surat usulan yang telah dicari dalam daftar pegawai
7. Setelah selesai pencarian lalu urutkan berdasarkan nomor agenda surat usulan
8. Lakukan pencarian berkas fisik surat usulan dalam tempat penyimpanan arsip
9. Satukan pertimbangan teknis kepegawaian ybs dengan surat usulan yang sudah dicari
10. Cetak lampiran daftar pegawai yang telah mendapat pertimbangan teknis kepegawaian
11. Beri nomor urut pada berkas fisik sesuai daftar yang sudah dicetak secara manual dengan pulpen/pensil

Setelah saya perhatikan, ternyata ada 5 (lima) kegiatan yang dapat dilakukan secara otomatis melalui aplikasi. Tidak ada lagi pengulangan entri data, pencarian nomor agenda surat usulan dapat dilakukan dengan sekali klik tombol, dan pencetakan daftar juga laporan dapat dilakukan dengan mudah.

Aplikasi yang saya pergunakan adalah Microsoft Access 2007. Dengan aplikasi yang saya kembangkan ini, proses entri data menjadi lebih singkat, dengan alur yang lebih simpel, yaitu:

1. Entri surat usulan melalui aplikasi berbasis Ms Access
2. Simpan surat usulan dalam tempat penyimpanan arsip sementara
3. Entri  pertimbangan teknis kepegawaian masing-masing pegawai ke dalam aplikasi berbasis Ms Access
4. Lakukan pencarian nomor agenda surat usulan secara otomatis cukup dengan satu kali klik tombol
5. Lakukan pencarian berkas fisik surat usulan dalam tempat penyimpanan arsip
6. Satukan pertimbangan teknis kepegawaian ybs dengan surat usulan yang sudah dicari
7. Cetak lampiran daftar pegawai yang telah mendapat pertimbangan teknis kepegawaian

Alhamdulillah, setelah uji coba penggunaan aplikasi ini selama satu bulan, teman-teman pengolah data merasa cukup terbantu. Bila sebelumnya untuk mengentri 300 buah pertimbangan teknis dibutuhkan waktu minimal 3 (tiga) hari, kini sudah selesai cukup dalam satu hari saja.

Ingin tahu gimana screen shoot aplikasinya, silahkan.. hehe..

 

Halaman login

 

Menu utama

 

Form entri surat usulan

 

Form cetak lampiran

 

Form entri pertimbangan teknis

Ledger pertimbangan teknis yang sudah diberi nomor urut

 

Contoh ledger

 

Contoh lampiran

 

Form about

» Read More...

Selama ini street view yang saya ketahui baru menjamah negara-negara besar seperti singapura, australia dan lain-lain. Akan tetapi saya keliru ketika saya mendapati bahwa google street view  saat ini sudah menjangkau Indonesia. 

Sebagian besar pulau Jawa khususnya Jakarta sudah tersedia tampilan street view di Google Map. 

Google mengambil gambar/foto jalan, lingkungan secara lengkap sepanjang jalan yang dilalui dengan menggunakan mobil khusus yang  terpasang kamera yang dapat berputar 360 derajat di atapnya.

Google Car

Fitur Google Street View bagi saya memiliki manfaat, yaitu:

1. Menjadi pedoman bagi saya untuk menuju alamat/lokasi yang dituju dengan memastikan bentuk bangunan, dan tanda-tanda di sekitar lokasi.

2. Menghemat biaya untuk melakukan observasi lapangan, cukup memantau lewat pc dan gadget sebelum mendatangi lokasi secara langsung.

lalu, bagaimana, cara menampilkan google street view?

Hal yang pertama kita lakukan adalah membuka halaman google map, http://maps.google.com. 

maps.google.com

Bila kita lihat di pojok kiri atas, terdapat simbol seperti gambar orang-orangan berwarna kuning, silahkan tarik dan geser ke lokasi jalan yang ingin kita tuju.

select, tahan dan geser simbol orang warna kuning

warna jalan berubah menjadi biru merupakan jalan yang dapat menampilkan street view

Setelah kursor dilepas, maka tunggu beberapa saat hingga street view menampilkan view jalan yang kita pilih. Untuk melihat view sekeliling, pilih dan tahan sambil geser mouse ke arah yang kita kehendaki.

Terlihat dalam gambar, nomor plat nomor kendaraan telah disamarkan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.

Untuk menampilkan window/jendela sebagian, pilih saja ikon panah kecil dipinggir kotak di pojok kanan bawah.

» Read More...